technique et compte T

3.2. LA TECHNIQUE COMPTABLE

 

3.2.1. COMMENT COMPTER - PARTIE SIMPLE ? PARTIE DOUBLE?

Pour compter, deux approches sont possibles : en "partie simple", technique très ancienne - en "partie double", technique plus récente et plus élaborée.

 

3.2.1.1. La "partie simple"

3.2.1.1.1. Les premiers pas de la partie simple

Elle consiste à enregistrer chronologiquement des mouvements de monnaie, des recettes et des dépenses.

Elle est très utilisée dans chaque foyer, pour la comptabilité et le contrôle des avoirs en banque. Comment procède-t-on ?

Exemple : Le 02.01.N on ouvre un compte dans une banque et on y dépose 2000 €. Puis on effectue les opérations suivantes au cours du mois :

 

04.01. paiement du loyer 500 €

07.01. alimentation 90 €

11.01. essence 30 €

16.01. retrait CB 40 €

17.01. prêt d'une somme d'argent à Stéphane 100 €

27.01. remboursement partiel de Stéphane 50 €

 

Deux possibilités sont offertes pour comptabiliser ces entrées et sorties d'argent.

 

1ère possibilité : faire les comptes sur une seule colonne où les recettes alternent avec les dépenses.

BANQUE

2ème possibilité : faire les comptes sur deux colonnes en distinguant les recettes des dépenses.

BANQUE

 

Par cette deuxième méthode vous avez calculé le solde des recettes et des dépenses,  notion importante en comptabilité générale.

 

L'ensemble de ces tâches effectuées, qui ont consisté à garder en mémoire, classer, contrôler les informations, constitue les objectifs de tout système comptable ... et pourtant notre comptabilité est encore très simple.

 

En effectuant ces opérations, on constate que l'une d'elle à un caractère particulier : celui de ne pas être terminée à la date de clôture des comptes le 27.01. Il s'agit du prêt  à Stéphane qui n'est remboursé que partiellement. On conserve une créance sur cet ami qu'il est important de bien garder en mémoire. Pour cela il n'est pas inutile de noter cette créance dans un compte séparé du compte général : un compte de tiers.

 

3.2.1.1.2. Les avancées de la partie simple

 

Dès lors que l'on ouvre un compte de tiers, l'ensemble des opérations se trouve consigné sur deux comptes distincts qui sont utilisés indépendamment l'un de l'autre.

 

Au 27.01. la comptabilité sera donc la suivante :

 

BANQUE

 

CREANCE SUR STEPHANE

 

 

On constate que la plupart des opérations sont enregistrées une seule fois, sauf celle du prêt à Stéphane qui est enregistrée deux fois dans deux comptes distincts.

 

Notre comptabilité est devenue plus élaborée. Chaque fois qu'une opération touchera un tiers, un nouveau compte sera ouvert. On touche à la technique de la partie double.

 

C'est la situation dans laquelle les commerçants du 13 ème siècle se sont retrouvés. Avec le développement du crédit, ils ont du adapter leurs moyens de comptabilisation.

 

3.2.1.2. La partie double.

 

3.2.1.2.1. La règle du jeu.

 

Dans l'exemple du prêt à Stéphane, deux flux ont joué. Un premier flux correspondant au prêt fait à Stéphane, un deuxième flux correspondant au remboursement fait par Stéphane.

 

On a vu qu'un même flux prend son origine dans un compte et trouve sa destination dans un autre.

 

La règle du jeu de la partie double est de procéder systématiquement à un double enregistrement comptable des flux dans deux (ou plusieurs) comptes distincts, un compte mouvementé en ressource (ou crédit) et l'autre en emploi (ou débit). Cet enregistrement s'effectue pour la même valeur.

 

3.2.1.2.2. Le principe de la partie double

 

Puisque chaque enregistrement s'effectue deux fois dans deux comptes distincts on obtient l'égalité suivante :

 

TOTAL DES EMPLOIS = TOTAL DES RESSOURCES

 

ou, pour employer les termes consacrés et utilisés le plus fréquemment : 

TOTAL DES DEBITS = TOTAL DES CREDITS

Cette égalité se vérifie pour chaque opération considérée isolément et pour le cumul des opérations (cf. bilan).

 

Attention : selon la nature de l'opération un même compte peut être utilisé en emploi ou en ressource.

 

Exemple 1 : Le compte "BANQUE" (ACTIF du BILAN)

BANQUE
D. Dépôt d'argent = EMPLOI	C. Paiement (sortie d'argent) = RESSOURCE

 

Exemple 2 : le compte "FOURNISSEUR" (PASSIF DU BILAN)

FOURNISSEUR
	D. Au fur et à mesure de son remboursement = EMPLOI	C. Au moment de la création de la dette = RESSOURCE

--------> de la Ressource monétaire qui sert à éteindre notre dette.

Les avantages de cette règle.

- C'est une technique conventionnelle d'enregistrement qu'il suffit de comprendre et d'appliquer.

Lors de chaque enregistrement comptable il faut se poser un certain nombre de questions, et notamment la question suivante : quels sont les comptes mouvementés en emploi et en ressource ?

 

Elle facilite les contrôles, puisque la règle fondamentale est la suivante :

 

TOTAL DEBITS = TOTAL CREDITS.

 

Nous verrons l'aspect contrôle lorsque nous étudierons la "balance".

Ressource ne veut pas dire "diminution" et emploi ne veut pas dire "augmentation".

Prenons deux exemples pour en être convaincu :

Exemple 1 : Contraction d'un emprunt.

Ressource : le compte "EMPRUNT"

Emploi : le compte "BANQUE"

Ces deux comptes augmentent.

Exemple 2 : Remboursement d'emprunt.

Ressource : le compte "BANQUE"

Emploi : le compte "EMPRUNT"

Ces deux comptes diminuent.

 

Ce principe de la comptabilité en "partie double" s'applique, bien entendu

 

---> aux comptes de SITUATION ou de BILAN

---> et aux comptes de GESTION

 

Cf infra.

 

3.2.2. LA NOTION DE "COMPTE"

 

Il est évident que toute opération réalisée par une entreprise modifie son bilan.

 

Or, il n'est ni possible, ni utile d'établir un tel document après chaque modification.

 

Il a donc fallu organiser un mode de saisie cohérent et pratique de toutes les informations utiles à l'entreprise.

 

Ainsi, chaque opération est enregistrée dans des "COMPTES". L'ensemble de ces comptes constitue  une "MEMOIRE CHIFFREE" de l'entreprise à partir de laquelle les documents de synthèse (bilan et compte de résultat) peuvent être établis.

 

De plus, les chefs d'entreprise, les gestionnaires ont également souvent besoin :

 

D'INFORMATIONS sur des ELEMENTS PARTICULIERS (ex. : la banque, les stocks, .....)

 

Grâce aux comptes ils peuvent ainsi savoir :

 

Quelle est, à une date donnée, la situation de l'entreprise par rapport à tel client (en d'autres termes : combien nous doit-il ?)?

 

Quel est au 22 juin le montant de nos avoirs en banque ?

 

Il s'est avéré nécessaire de procéder à un regroupement des opérations de même nature.

 

3.2.2.1. Regroupement des opérations de même nature

 

On a donc recours à :

 

des COMPTES DE SITUATION OU DE BILAN pour les opérations économiques  qui modifient l'ACTIF et le PASSIF du BILAN.

 

des COMPTES DE GESTION pour les opérations qui modifient le cumul :

 

des CHARGES

et des PRODUITS.

 

Nous aurons très vite l'occasion de voir le détail de ces regroupements en fonction de la nature des opérations.

 

Mais, auparavant, il faut nous intéresser à la composition d'un "compte" et à la notion de "solde".

 

 

3.2.2.2. La composition d'un "compte"

 

Un "compte" est un document à deux colonnes :

 

La colonne de GAUCHE appelée DEBIT est réservée aux EMPLOIS.

 

La colonne de DROITE appelée CREDIT est réservée aux RESSOURCES.

 

3.2.2.2. Débit, crédit : un peu d'histoire

 

Il y a quelques siècles, l'habitude a été prise de noter les ENVOIS AUX CLIENTS A GAUCHE DU COMPTE.

 

Ce côté GAUCHE a été appelé DEBET (en latin : "il doit").

Puis, le terme s'est généralisé à tous les comptes : c'est le "DEBIT".

Systématiquement, les comptes "FOURNISSEURS" recevaient à DROITE les marchandises reçues.

Ce côté DROIT s'est appelé "CREDIT" (du latin : CREDIT, ce qui signifie : "il croit" ou "il fait confiance").

Ce terme a également été généralisé à tous les comptes.

 

 

 

Les comptables ne parlent pas de la gauche ou de la droite d'un compte, mais de son débit et de son crédit.

 

Ne vous fiez pas au sens courant de ces mots. Le mot débit est de la même racine que la dette, il est associé à l'idée de diminution. A l'inverse, crédit évoque la créance et l'avoir. Or, tous les comptes d'actif augmentent au débit et diminuent au crédit.

 

Pour déjouer le piège des mots, il faut oublier leur sens propre, et s'en tenir à cette définition triviale :

 

Débit = partie gauche ou emploi

Crédit = partie droite ou ressource

 

Règles d'enregistrement : illustration par un exemple

Ex : analyse d'un APPORT EN CAPITAL de 500 000 €, les fonds étant déposés en BANQUE.

On fait jouer deux comptes : CAPITAL et BANQUE

-     Le flux part des PROPRIETAIRES, l'enregistrement s'effectue donc à droite du compte CAPITAL

-     Le flux arrive en TRESORERIE, l'enregistrement s'effectue donc à gauche du compte BANQUE

 

3.2.2.4. La notion de "Solde" 

Le "Solde" d'un compte est la différence entre les totaux des deux côtés.

On retire le montant le plus faible du montant le plus fort.

Le solde est dit DEBITEUR si :           DEBIT > CREDIT Le solde est dit CREDITEUR si :         CREDIT > DEBIT Le solde est NUL si :                         DEBIT = CREDIT (1)

on dit que le compte est : "Soldé"

Le solde prendra donc le nom du côté où se trouve le montant le plus fort.

Mais, pour équilibrer les deux côtés du compte, il s'inscrira où se trouve le montant le plus faible. 

3.2.2.5. Exemple de fonctionnement d'un compte : le compte "CAISSE"

Inscrire dans le compte "CAISSE", les opérations suivantes :

1er mars : Création de l'entreprise, apport en espèces : 20 000 €

3 mars : Achat au comptant de marchandises contre espèces :   8 000 €

4 mars : Recettes en espèces de la journée :   2 000 €

5 mars : Versé en banque en espèces :   5 000 €

Recettes en espèces de la journée :   1 500 €

Présentation du compte "Caisse" (compte en T) :

 

CAISSE

D   01/03              20 000 04/03                2 000 05/03                1 500 ---------- TOTAL :          23 500

C   8 000   03/03 5000    05/03 10 500 Solde débiteur   TOTAL     23 500

 

3.2.3. LE FONCTIONNEMENT DES COMPTES DE SITUATION OU DE BILAN

 

3.2.3.1. Le principe de fonctionnement

 

A L'ACTIF du bilan (à gauche) figurent les comptes qui :

 

augmentent du côté des emplois (à gauche)

et diminuent du côté des ressources (à droite)

 

*AU PASSIF du bilan (à droite) se trouvent les comptes qui :

augmentent du côté des ressources (à droite)

et diminuent du côté des emplois (à gauche)

 

Moyen mnémotechnique important : tous les comptes de gauche augmentent à gauche (et diminue à droite. Tous les comptes de droite augmentent à droite (et diminue à gauche).

 

A partir de cette constatation, il suffira de bien apprendre la position des comptes à mouvementer (actif ou passif, charge ou produit) pour que l'enregistrement s'effectue sans difficultés.

 

3.2.3.2. Le mécanisme comptable du bilan

 

Le fait que les comptes d'ACTIF augmentent à gauche (au débit) et les comptes de PASSIF augmentent à droite (au crédit) a, bien évidemment, une conséquence directe sur la nature de leurs soldes respectifs.

 

En effet :

 

Les comptes d'actif ont en principe des soldes dEbiteurs puisque le

total des débits doit etre superieur au total des credits.

Les comptes de passif ont en principe des SOLDES CREDITEURS puisque le total des crédits doit être supérieur au total des débits.

 

3.2.4. LE FONCTIONNEMENT DES COMPTES DE GESTION

 

3.2.4.1. Le principe de fonctionnement

 

Les comptes de CHARGES :

 

Augmentent du côté des emplois

Et diminuent du côté des ressources.

 

A noter que les comptes de charges sont exceptionnellement crédités.

Alors que les comptes de PRODUITS :

Augmentent du côté des ressources

Et diminuent du côté des emplois.

A noter que les comptes de produits sont exceptionnellement débités.

A l'image des comptes de bilan, ce principe de fonctionnement a une conséquence directe sur la nature des soldes des comptes de gestion.

En effet :

les comptes de charges ont des SOLDES DEBITEURS

les comptes de produits ont des SOLDES CREDITEURS.

 

 3.2.4.4. Une application de comptes de gestion : les variations de stocks

3.2.4.4.1. Définition

Au cours du cycle d'exploitation d'une entreprise, on assiste à une consommation continuelle des stocks.

On entend par "variation de stocks" : la différence entre les stocks initiaux et les stocks finaux.

Il existe différents types de stocks et la variation des stocks les concernent tous : stocks de marchandises, de matières premières, d'emballages qui correspondent à des approvisionnements externes à l'entreprise mais également de produits ou d'en-cours qui correspondent à des productions internes réalisées par l'entreprise.

Compréhension du phénomène de variation des stocks.

Pour la compréhension du processus de variation des stocks il convient de faire une distinction entre les stocks provenant d'approvisionnements externes à l'entreprise et les stocks produits par l'entreprise.

 

3.2.4.4.2. Variations relatives aux stocks issus d'approvisionnements externes (articles consommables).

 

La prise en compte de la variation des stocks est rendue nécessaire par les limites du système d'inventaire intermittent propre à la comptabilité générale. Ce système ne procure une connaissance comptable des stocks qu'une fois par an, par opposition à l'inventaire permanent de la CAE.

 

Pour connaître la réalité des consommations de stocks d'un exercice, on peut procéder de la manière suivante :

 

SI + Achats = Consommations + SF

Consommations = Achats + (SI - SF)

avec variation des stocks =  SI - SF = Consommations - Achats

 

Dès lors :

 

Si VARIATION > 0 Ö SI > SF Ö CONSO > ACHATS Ö Déstockage

 

Si la variation est positive, les consommations ont été supérieures aux achats et l'entreprise a du déstocker pour mener son cycle d'activité.

 

Il faut considérer ce déstockage comme une charge en comptabilité. La variation aura donc un solde débiteur et se placera du côté des charges.

 

Si VARIATION < 0 Ö SF > SI Ö ACHATS > CONSO Ö il faut considérer que la totalité des achats n'a pas été consommée. Il n'y a pas lieu de noter en charge la variation dans la comptabilité. Elle aura donc un solde créditeur.

 NOTA : On utilise un compte de charge (603) pour obtenir la cohérence entre les constatations logiques énoncées ci-dessus à propos des consommations et la comptabilité générale. Donc si VARIATION > 0 on a un solde débiteur, si elle est < 0 on a un solde créditeur.

3.2.4.4.3. Variations relatives aux stocks de produits et d'en-cours (production interne à l'entreprise).

Ce qui figure supra concernant les limites de l'inventaire intermittent s'applique également à ce type de stocks.

Pour connaître l'état de la production stockée on peut procéder de la manière suivante :

SI + Production = Ventes + SF

Production = Ventes + SF - SI

avec Variation de stocks = SF - SI = Production - Ventes

Dès lors :

Si VARIATION > 0 Ö SF > SI Ö PROD > VENTES

Une partie de ce qui a été produit n'a pas été vendue. Les ventes sous-estiment les produits de l'exercice et doivent être augmentée de la valeur de la variation (qu'on appelle "production stockée" en l'occurence). La variation augmente les produits de l'exercice. Elle aura un solde créditeur.

Si VARIATION < 0 Ö SI > SF Ö VENTES > PROD

Une partie des ventes a été réalisée par le biais d'un déstockage non imputable à l'activité de production de l'exercice. Elle doit donc être déduite des ventes. La variation diminue les produits de l'exercice. Elle aura un solde débiteur.

NOTA1 : Les comptes de variations de stocks (603 ou 713) jouent donc bien leurs rôles de "correcteurs" des charges et des produits lors de la clôture de l'exercice.

 

NOTA2 : Cette manière de comptabiliser la variation des stocks permet d'assurer la cohérence comptable avec les constatations du terrain.

 

3.2.5. LES COMPTES RECIPROQUES ET LE VIREMENT COMPTABLE

 

3.2.5.1. Les comptes réciproques

 

Certains mouvements de comptes ne concernent que l'entreprise

(ex. : le paiement des salaires du personnel).

 

En revanche, d'autres comptes de l'entreprise sont en relation étroite avec l'extérieur.

Quels sont ces comptes ?

les comptes de tiers :

-     CLIENTS

-     FOURNISSEURS.

les comptes financiers :

-     BANQUE,

-     C.C.P.

On peut dire que lorsque deux  "entités" ont des relations qui nécessitent l'ouverture de comptes respectifs, il s'agit de "comptes réciproques".

 

3.2.5.1.1. Prenons deux exemples pour illustrer notre propos :

 

Relations entre un "fournisseur" et son "client"

Ex. : Benoit : client de Sophie

Sophie ouvrira dans sa comptabilité un compte "client BENOIT" 

(41XXX) qui sera donc : un compte d'ACTIF de son BILAN.

de son côté, Benoit ouvrira un compte intitulé "fournisseur Sophie"

(40XXX), compte, qui figurera au PASSIF de son BILAN.

Relations entre une entreprise et sa banque

L'entreprise va tenir un compte "Banque" dans sa comptabilité.

Tandis que la banque fera l'inverse, bien entendu (pour la banque :

compte "entreprise"  = un compte de passif ou de fournisseur.)

 

NOTA : Pour la banque, les particuliers sont des fournisseurs qui apparaissent au passif du bilan et dont les comptes  sont crédités à l'augmentation et débités à la diminution. Il n'existe pas de différence de méthode d'enregistrement entre la CG et la banque.

 

3.2.5.1.2. Exercice

 

Je  verse 20 000 € en espèces au Crédit Lyonnais.

Je paye 3 000 € par chèque à un fournisseur X.

Je fais virer 2 800 € au compte d'un fournisseur par le Crédit Lyonnais.

Je remets au Crédit Lyonnais divers chèques (10 000 €).

Le Crédit Lyonnais m'avise qu'un client a versé 4 000 € sur mon compte.

Encaissement de 32 € de revenus de titres.

Retrait de 6 000 € de mon compte en banque.

 

 

Correction :

 

ENTREPRISE					CREDIT LYONNAIS
CREDIT LYONNAIS					ENTREPRISE X.
	20 000	3 000			3 000	20 000
	10 000	2 800			2 800	10 000
	4 000	6 000			6 000	4 000
	32					32
		22 232			22 232
		SD			SC
	34 032	34 032			34 032	34 032

 

 

NOTA : Les comptes : "Banque" chez nous et "nous" à la banque sont des comptes qui intéressent praticulièrement les services comptables des entreprises.

Ils font, en effet, l'objet d'un contrôle régulier constaté dans : "L'ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE".

 

Etat dont nous reparlerons lors de la IIème partie du cours.

 

3.2.5.2. La notion de "virement comptable"

 

Le travail comptable suppose parfois des mouvements entre comptes non justifiés par des opérations économiques (ou flux) mais, dûs à :

 

des travaux de regroupement ou de ventilation, des erreurs

(ex. : enregistrement dans un compte erroné)

Pour respecter le principe de la partie double ces opérations purement techniques sont également effectuées avec :

un "débit"

et un "crédit", par le biais de virements comptables.

3.2.6. LE CONTROLE DE LA COMPTABILITE GRACE A LA PARTIE DOUBLE : LA BALANCE

Nous avons vu précédemment que, selon le principe de LA COMPTABILITE EN PARTIE DOUBLE, chaque opération économique concerne deux ou plusieurs comptes et que :

Ainsi, si on totalise à une date donnée tous les débits et tous les crédits inscrits dans les COMPTES depuis le début de l'exercice :

 

 

S'ils ne le sont pas, c'est donc qu'il y a des ERREURS.

Le document comptable qui permet de procéder à ce contrôle arithmétique est : La BALANCE.

 

3.2.6.1. Présentation

 

La balance est un document qui regroupe dans l'ordre de classement du PLAN COMPTABLE (CLASSE PAR CLASSE) tous les comptes utilisés par l'entreprise au cours d'une période donnée (les comptes de bilan puis les comptes de gestion).

Sont reportés pour chacun d'entre eux :

le débit,

le crédit,

et le solde (débiteur ou créditeur).

Distribution d'un exemplaire d'une balance.

3.2.6.2. La balance : un document préparatoire à l'établissement des "états de synthèse".

Avant d'établir :

le bilan

et le compte de résultat.

Les services comptables établissent un document préparatoire : la balance.

LA BALANCE :

 

 

A noter que : dans la pratique, on établit une balance mensuellement, ceci afin de retrouver plus facilement les erreurs éventuelles.

 

3.2.6.3. La fonction de contrôle de la balance.

Cette fonction de "contrôle" réside dans la triple égalité suivante :

 

	TOTAL DES DEBITS = TOTAL DES CREDITS
	TOTAL DES SOLDES DEBITEURS = TOTAL DES SOLDES CREDITEURS
	TOTAL DU JOURNAL = TOTAL DE LA BALANCE

 

Pour aller plus loin :

comptabilité en partie double