Finalités comptables

1. LES FINALITES DE LA COMPTABILITE GENERALE

 

1.1. LES FINALITES D'ORDRE JURIDIQUE

 

1.1.1. La comptabilité comme moyen de preuve

 

La comptabilité est un moyen de preuve entre commerçants. En 1673, une ordonnance de Colbert a imposé aux commerçants la tenue de livres de comptes. En fait, ils en tenaient déjà, mais cette obligation a introduit des règles de forme dont le respect conférait une valeur probante aux livres de commerce, instruments de preuve en cas de litige.

Pour aller plus loin :

histoire rapide de la comptabilité

 

C'est cette finalité qui est reprise dans l'article L 123.23 (ex 17)  du code de commerce qui dispose que "la comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour faire preuve entre commerçants pour faits de commerce." Et qui ajoute que "si elle a été irrégulièrement tenue, elle ne peut être invoquée par son auteur à son profit."

 

Principe juridique : nul ne peut se prévaloir de sa propre turpitude.

 

Pour que la comptabilité puisse servir de preuve, le cas échéant, le PCG fixe des obligations légales aux commerçants (au sens large : entrepreneur individuel mais également sociétés commerciales).

 

 

1.1.2. Les obligations légales des commerçants

 

1.1.2.1. La tenue de documents obligatoires

 

Les documents comptables essentiels, quel que soit le régime fiscal et le système comptable utilisé, sont les suivants :

-     Le JOURNAL qui enregistre les opérations une par une et jour par jour.

-     Le GRAND LIVRE qui regroupe l'ensemble des comptes de l'entreprise.

-     Le LIVRE D'INVENTAIRE

La balance n’est pas un document obligatoire au sens de la réglementation comptable mais elle constitue l’un des moyens de contrôles dont le commissaire aux comptes doit pouvoir disposer.

Ces obligations s’imposent quel que soit le régime fiscal applicable et quel que soit le système comptable utilisé

 

Autres documents obligatoires

-     un descriptif des procédures utilisées ;

-     des livres obligatoires spéciaux en fonction de la profession exercée (registre de fabrication des commerçants en armes...) ;

-     le livre de paie (récapitulatif par mois de la paie des salariés), .....


 

1.1.2.2. La conservation des documents

 

Les différents documents comptables obligatoires ainsi que les pièces justificatives (dont nous reparlerons ultérieurement) peuvent servir de PREUVES lors de litiges (entre commerçants ou avec les diverses administrations).

Ces documents sont également nécessaires lors des contrôles qui sont effectués.

Par conséquent, il est nécessaire de les garder pendant une certaine durée. Afin de préciser cette dernière, il convient d'opérer une distinction :

 

1.1.2.2.1. Sur le plan "commercial"

 

En matière commerciale le délai de prescription prévu par le code de commerce est de 10 ans.

C'est donc la durée de conservation obligatoire pour la plupart des documents.

 

1.1.2.2.2. Sur le plan "fiscal" et "social"

 

*en matière fiscale, on doit conserver les pièces pendant quatre ans.

 

*en droit social, le délai de prescription est de trois ans (sécurité sociale) ou de cinq ans (ASSEDIC, salaires non réclamés).

 

1.1.2.3. Le contrôle des commissaires aux comptes

 

Un commissaire aux comptes doit certifier les comptes des sociétés de capitaux (SA et société en commandite par actions)

 

Dans les SARL, les SNC et les sociétés en commandite simple, la faculté laissée aux associés d'avoir recours à un ou plusieurs commissaires aux comptes devient une obligation lorsque deux sur trois des critères suivants sont supérieurs aux seuils fixés par la loi du 24 juillet 1966 et le décret du 29 mars 1967 intégrés dans le nouveau code de commerce :

 

. Total bilan : 1 550 000 €

. Montant du chiffre d’affaires hors taxes : 3 100 000 €

. Nombre moyen de salariés : 50

 

Même si ces seuils ne sont pas atteints, la nomination d'un commissaire aux comptes peut être demandée en justice par un ou plusieurs associés représentant au moins un dixième du capital social, pour les SARL ou par un associé sans conditions pour les sociétés de personnes.

 

1.1.2.4. Nature des pièces justificatives

 

1.1.2.4.1. Importance des pièces justificatives

 

Une pièce doit exister pour chaque opération, et, bien entendu, elle doit être "UNIQUE" de façon à éviter les erreurs et à permettre les recherches.

En effet, en cas de problème il faut remonter des comptes au journal, puis du journal aux pièces afin de vérifier les montants enregistrés ou les comptes choisis.

Mentions obligatoires : la loi ne définit pas les mentions générales qui doivent figurer sur les pièces justificatives. Cependant, la date, la nature de l’opération, le tiers intervenant et le montant de l’opération (quantités et valeurs) sont nécessaires aux enregistrements.

 

Il convient de distinguer :

Les documents sociaux proprement dits destinés aux tiers traitant directement avec la société et intéressés par son fonctionnement. Pratiquement :

-     le numéro d’identification unique (numéro SIREN), complété par la mention RCS suivie du nom de la ville du greffe dans lequel l’entreprise est immatriculée (exemple 518 014 323 RCS Brest) ; pour les acctivités des entreprises intervenant sur le marché communautaire, le numéro unique d’identification est complété par l’indication du numéro de TVA intracommunautaire.

-     La forme de la société, le montant du capital, la dénomination sociale précédée ou suivie immédiatement selon le cas des mots SA (société anonyme, SARL (société à responsabilité limitée), SCA (société en commandite par actions), SE (société européenne), SNC (société en nom collectif), SCS (société en commandite simple), SAS (société par actions simplifiée).

 

Les documents destinés aux tiers qui n’ont à connaître que des produits fabriqués par l’entreprise, tels que :

-     fiches ou tickets de caisse remis par les établissements de vente au détail, sauf s’ils sont destinés à tenir lieu de factures acquittées ;

-     étiquettes apposées sur des produits commercialisés qui, en revanche, doivent être conformes aux prescriptions destinées à protéger et renseigner le consommateur.

 

 

1.1.2.4.2. La collecte des données

 

Les opérations de l'entreprise sont inscrites au "JOURNAL" des opérations.

 

dLe problème se pose maintenant de savoir comment les personnes chargées de cette inscription recueillent les données enregistrées.

 

 

C'est le rôle des pièces justificatives, ou pièces comptables.

 

1.1.2.4.3. Quelques exemples de pièces justificatives

 

On distingue :

 

Les pièces créées par des tiers

 

Ces documents peuvent émaner :

 

des clients :

-     chèques

-     traites acceptées par les clients

 

des fournisseurs :

-     essentiellement les factures,

-     mais aussi les traites à accepter

 

des banques :

-     avis de débit ou de crédit,

-     extraits de compte qui permettent les vérifications......

-     des organismes sociaux ou de l'Etat :

-     avis, avertissements, ....


 

Pièces créées par l'entreprise pour l'extérieur

 

-     Factures destinées aux clients,

-     Traites envoyées aux clients pour acceptation,

-     Chèques envoyés aux fournisseurs ou à d'autres tiers,

-     Bulletin de paie remis aux salariés,

-     Remise de chèques ou d'effets à la banque, ...

-      

Pièces créées par l'entreprise pour un usage interne.

 

L'entreprise prépare aussi des documents pour justifier de certains calculs ou de certaines opérations. Par exemple :

 

-     le calcul des amortissements,

-     les pièces dites de "caisse" pour justifier des mouvements d'argent liquide,

-     les fiches de stocks qui permettent la valorisation des stocks en fin de période.

 

 

1.1.2.5. Illustration : le cas d'un achat effectué par l'entreprise.

 

Demande d’achat (interne à l’entreprise

 

 

 

Bon de commande au fournisseur

 

 

 

Bon de livraison du fournisseur

 

 

Facture du fournisseur

Comptabilisation de l’achat

 

 

Chèque envoyé au fournisseur

Comptabilisation du règlement

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

L'analyse comptable des documents : l'imputation

 

Les pièces justificatives ont un triple rôle :

-     servir de preuve,

-     permettre les recherches éventuelles,

-     et bien entendu : déclencher l'enregistrement comptable des opérations effectuées.

 

En effet, le comptable doit analyser chaque "pièce comptable" afin de rechercher :

-     la ressource et l'emploi du flux, c'est à dire son origine et sa destination,

-     le mouvement de valeur,

-     puis, déterminera :

-      le compte (ou les comptes) à débiter

-      le compte (ou les comptes) à créditer.

 

Ce travail constitue ce que l'on appelle : L'IMPUTATION.

 

NOTA : Qu'il s'agisse d'une comptabilité manuelle ou informatique : ce travail est, en principe, préparé sur une feuille d'imputation qui sera jointe au document comptable (ticket comptable ou grille d'imputation).


 

1.2. LES FINALITES D'ORDRE ECONOMIQUE

1.2.1. Les finalités d'ordre micro-économique (au niveau de l'entreprise)

 

La comptabilité est une mémoire écrite qui garde la trace des valeurs et qui fournit de l'entreprise des images financières multiples. Les dirigeants utilisent la comptabilité comme outil de gestion et de calcul économique et moyen d'information pour les tiers.

Outil de gestion et de calcul économiques

 

La comptabilité permet la détermination de la valeur du patrimoine et du montant du résultat, la connaissance des montants et du détail des créances, des dettes, des frais généraux...

 

Elle facilite également la prise de décisions financières, l'analyse des coûts (comptabilité analytique d’exploitation -  www.ecacomptaanalytique.e-monsite.fr ), la prévision sous forme de budgets (contrôle de gestion).

 

Moyen d'information pour les tiers

 

Il s'agit d'informer les associés, les salariés, l'Etat et les collectivités locales, les investisseurs susceptibles d'entrer dans le capital, les banques partenaires éventuels de vélléités de développement.

 

1.2.2. Les finalités d'ordre macro-économique

 

Les comptabilités d'entreprises sont agrégées par l'Etat dans le but d'établir les comptes nationaux. Ces comptes doivent eux-mêmes autant que possible se prêter à des comparaisons internationales.

 

Ces raisons expliquent pourquoi le formalisme comptable est important (voir les sources du droit comptable infra). L'harmonisation est ici essentielle.

 

1.3. LES FINALITES D'ORDRE COMPTABLE et FISCAL

 

1.3.1. Une comptabilité de patrimoine

 

Comptabilité qui va permettre ... de mesurer la richesse de l'entreprise.

 

On peut définir le "Patrimoine" comme l'ensemble des biens et des dettes d'un individu (ou d'une personne morale).

 

1.3.2. Une comptabilité des charges et des produits

 

Il s'agit ici de :

Procéder au recensement des opérations qui, au cours d'une période (en l'occurrence : L'EXERCICE COMPTABLE), ont une influence positive ou négative sur le patrimoine de l'entreprise.

 

On peut définir “l'exercice comptable" comme "une période de douze mois séparant l'élaboration des "états de synthèse".

 

Celui-ci correspond, le plus souvent à l'année civile. En pratique il dépend plutôt de la date de création de l'entreprise.

 

1.3.3. Une source d'informations pour le fisc

 

La comptabilité est un moyen de calcul de l'assiette de différents impôts. Le bénéficie et lechiffre d'affaires (assiette des principaux impôts) sont tirés des documents comptables. Ils sont retraités pour déterminer le résultat fiscal. Le droit fiscal, intéressé au premier chef par la détermination du bénéfice imposable, est donc intervenu progressivement dans le domaine comptable pour fixer les règles que les commerçants doivent suivre pour la tenue de la comptabilité et les évaluations qui s’y attachent. Il en est résulté une interpénétrations croisxsante des problèmes fiscaux et des problèmes comptables.

 

TRANSITION : On voit qu'en fait la comptabilité générale est un système d'information. Comme tout système d'information, elle doit se fonder sur la tenue de documents. Ces documents comptables essentiels sont appelés les "états de synthèse".

Pour aller plus loin :

conservation des documents en entreprise

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